Việt Nam ngày càng hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế toàn cầu và tham gia ký kết nhiều hiệp định thương mại tự do cả song phương lẫn đa phương. Điều này không chỉ mang đến những thách thức mà còn mở ra cơ hội lớn để các doanh nghiệp xuất khẩu mở rộng thị trường. Trong đó, quy trình xuất khẩu hàng hóa bao gồm nhiều bước và thủ tục mà doanh nghiệp cần thực hiện. Trong bài viết này, Công ty TNHH Kết Nối Thương Mại VNG sẽ giới thiệu 10 bước cơ bản trong quy trình xuất khẩu, nhằm giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan hơn về quá trình này.

Cảng bốc xếp hàng hóa xuất khẩu

1. Xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài là gì?

Theo Điều 28 Luật Thương mại 2005, xuất khẩu hàng hóa được định nghĩa là: “Hoạt động đưa hàng hóa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc vào các khu vực đặc biệt trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật”.

Xuất khẩu hàng hóa giữ vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy và phát triển kinh tế quốc gia. Nó không chỉ mang lại nguồn thu ngoại tệ, thu hút vốn đầu tư nước ngoài mà còn mở rộng thị trường tiêu thụ. Đồng thời, xuất khẩu góp phần giải quyết tình trạng khan hiếm hàng hóa trong nước và tạo cơ hội cho doanh nghiệp nội địa tìm được đầu ra ổn định.

Để hiểu rõ hơn về hoạt động xuất khẩu cũng như vai trò của xuất nhập khẩu đối với một quốc gia, bạn có thể tìm hiểu thêm trong website của chúng tôi.

Để xuất khẩu hàng hóa bạn phải chuẩn bị kỹ lưỡng bộ chứng từ

2. Các chứng từ khi xuất khẩu hàng hóa cần những loại nào?

Để thực hiện thủ tục xuất khẩu hàng hóa, một yếu tố không thể thiếu chính là các chứng từ hải quan. Việc chuẩn bị đầy đủ các chứng từ giúp quy trình diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn. Dưới đây là danh sách các loại hồ sơ cần thiết khi làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa:

• Tờ khai hải quan: Đây là tài liệu bắt buộc trong thủ tục xuất khẩu, tương tự như trong nhập khẩu.
• Hóa đơn thương mại: Sử dụng để làm căn cứ xác định số tiền thanh toán cho người mua. Thường chỉ cần bản sao, và trong trường hợp không có hóa đơn thương mại, bạn cần một giấy tờ có giá trị tương đương.
• Giấy phép xuất khẩu: Áp dụng đối với các mặt hàng thuộc diện quản lý theo giấy phép. Đối với những mặt hàng này, bạn cần xin giấy phép xuất khẩu từ cơ quan có thẩm quyền trước khi thực hiện giao dịch.
• Giấy thông báo miễn kiểm tra chuyên ngành hoặc Giấy thông báo trả kết quả: Đây là các giấy tờ liên quan đến quản lý, kiểm tra chuyên ngành. Thông thường, giấy tờ này chỉ cần nộp một lần cho lô hàng đầu tiên và có thể sử dụng tiếp nếu vẫn còn hiệu lực.
• Hợp đồng ủy thác: Cần thiết trong trường hợp doanh nghiệp ủy thác việc xuất khẩu cho bên khác, đặc biệt khi liên quan đến xin giấy phép hoặc giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành.
• Chứng từ chứng minh doanh nghiệp đủ điều kiện xuất khẩu: Đối với lô hàng đầu tiên, doanh nghiệp cần nộp một bản sao chứng từ này khi làm thủ tục xuất khẩu.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và đầy đủ các chứng từ trên sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục xuất khẩu một cách hiệu quả và đúng quy định.

Có nhiều phương thức vận chuyển hàng hóa xuất khẩu

3. Các loại chi phí khi xuất khẩu hàng hóa

Khi thực hiện thủ tục xuất khẩu hàng hóa, bạn sẽ gặp hai loại chi phí chính: thuế xuất khẩu và chi phí vận chuyển. Cụ thể:

Thuế xuất khẩu:

Đây là loại thuế mà nhà nước áp dụng đối với các mặt hàng cần hạn chế xuất khẩu, nhằm ngăn chặn việc sử dụng tài nguyên trong nước để sản xuất hàng hóa phục vụ xuất khẩu ra nước ngoài. Tuy nhiên, để khuyến khích và phát triển ngành xuất khẩu, nhà nước đã tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp. Nếu hàng hóa không nằm trong danh mục bị quy định, doanh nghiệp sẽ không phải chịu thuế xuất khẩu.

Chi phí vận chuyển:

Đây là khoản tiền mà doanh nghiệp cần chi trả để đưa hàng hóa đến cửa khẩu của nước nhập khẩu. Chi phí này bao gồm:

• Phí vận chuyển hàng hóa đến cửa khẩu trong nước.
• Phí vận chuyển quốc tế.
• Chi phí kiểm dịch.
• Phí cấp giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).
• Và các khoản phí liên quan khác.

Việc nắm rõ và chuẩn bị đầy đủ các khoản phí này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình xuất khẩu hàng hóa một cách hiệu quả.

Quy trình 10 bước xuất khẩu hàng hóa 2025

4. Quy trình xuất khẩu hàng hóa chi tiết 2025

Để hàng hóa có thể đến tay các quốc gia nhập khẩu, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt quy trình xuất khẩu hàng hóa quốc tế. Việc thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu chi phí một cách đáng kể. Quy trình xuất khẩu hàng hóa bao gồm 10 bước chi tiết, trong đó:

Bước 1: Đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương

Đây là bước đầu tiên và quan trọng trong quy trình xuất khẩu. Trước khi hai bên đồng ý ký kết hợp đồng ngoại thương, cần trải qua giai đoạn trao đổi và đàm phán kỹ lưỡng. Bởi các điều khoản trong hợp đồng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi và nghĩa vụ của các bên, nên việc xem xét cẩn thận là rất cần thiết.

Để đảm bảo hiệu quả khi ký kết hợp đồng, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau:

• Nghiên cứu kỹ thị trường mục tiêu để hiểu rõ nhu cầu và tiềm năng.
• Lập các phương án kinh doanh khả thi và phù hợp với thị trường.
• Xây dựng giải pháp kiểm tra, đánh giá rủi ro trong quá trình xuất khẩu.
• Tính toán giá xuất khẩu hợp lý, đảm bảo lợi nhuận cao nhất mà vẫn cạnh tranh.

Thực hiện tốt bước này sẽ tạo nền tảng vững chắc cho các giai đoạn tiếp theo trong quy trình xuất khẩu. Sau đó hai bên sẽ tiến hành thương lượng về các nội dung và yêu cầu liên quan đến giao dịch mua bán hàng hóa xuất nhập khẩu. Hợp đồng cần đề cập đầy đủ các yếu tố và điều khoản quan trọng như: quy cách đóng gói hàng hóa, giá cả, phí dịch vụ, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán,... Sau khi đạt được sự đồng thuận, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng ngoại thương.

Bước 2: Thủ tục xin giấy phép xuất khẩu

Xin giấy phép xuất khẩu là một công đoạn mất nhiều thời gian, vì vậy doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ quy trình xuất nhập khẩu để chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác. Đối với các lô hàng thuộc diện phải xin giấy phép xuất khẩu, chủ lô hàng sẽ làm việc với cơ quan chức năng để được cấp giấy phép. Trong trường hợp này, doanh nghiệp thường xin giấy phép xuất khẩu một lần nhưng có thể sử dụng cho nhiều lần xuất khẩu.

Bước 3: Đặt và lấy container rỗng

Nếu lô hàng được xuất khẩu theo điều kiện CIF, người thực hiện thủ tục xuất khẩu sẽ:

• Liên hệ trực tiếp với hãng tàu hoặc đơn vị vận chuyển hàng hóa (FWD) để tìm kiếm mức giá vận chuyển phù hợp cho đơn hàng.
• Sau đó, tiến hành đặt container rỗng để đóng gói hàng hóa.

Đối với các lô hàng xuất khẩu theo điều kiện FOB, doanh nghiệp không cần thực hiện việc liên hệ này vì phía người mua hàng sẽ tự sắp xếp đặt tàu.

Quy trình lấy container rỗng tại cảng

• Với hàng hóa xuất khẩu theo điều kiện CIF, doanh nghiệp cần đến cảng để đổi lấy Booking Confirmation, xác nhận việc sử dụng container và niêm phong (seal) từ hãng tàu.
• Đối với hàng hóa xuất khẩu theo điều kiện FOB, nhà xuất khẩu sẽ nhận được Transport Confirmation và tiến hành đổi lấy Booking tại cảng, thực hiện các bước tương tự như quy trình xuất khẩu theo CIF.

Bước 4: Chuẩn bị và kiểm tra hàng hóa xuất khẩu

Sau khi đối tác chấp thuận hóa đơn chiếu lệ, doanh nghiệp sẽ triển khai kế hoạch sản xuất nhằm đảm bảo số lượng và chất lượng sản phẩm đúng theo cam kết trong hợp đồng.

Khi nhận được Booking, doanh nghiệp cần lập kế hoạch và lịch trình cụ thể để lấy container, tiến hành đóng gói hàng hóa lần thứ hai trước khi niêm phong (seal) sản phẩm.

Bước 5: Đóng gói và gắn ký hiệu chuyên chở (Shipping Mark)

Đóng gói hàng hóa tại kho

Bộ phận xuất nhập khẩu sẽ phối hợp với đội ngũ kỹ thuật và công nhân tại nhà máy để tiến hành đóng gói sản phẩm, đảm bảo đúng quy chuẩn và yêu cầu của hợp đồng.

Đóng gói hàng hóa tại cảng

Quy trình đóng gói tại cảng yêu cầu nghiêm ngặt hơn và cần thực hiện nhiều thủ tục. Trong trường hợp này, doanh nghiệp thường phải thuê nhân công tại cảng để trực tiếp đóng gói hàng hóa, đồng thời chịu thêm chi phí thuê lao động.

Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp:

Điền đầy đủ và chính xác các thông tin trên lô hàng theo yêu cầu của đối tác và hợp đồng, bao gồm:

• Tên nhóm hàng.
• Quốc gia xuất khẩu.
• Trọng lượng bao bì và trọng lượng tịnh.
• Ký hiệu vận chuyển đặc biệt (hàng nguy hiểm, hàng dễ vỡ, v.v.).

Kiểm tra chuyên ngành (nếu áp dụng):
Đối với hàng hóa thuộc diện kiểm tra chuyên ngành, lô hàng sẽ được lấy mẫu để thực hiện các bước kiểm dịch, hun trùng hoặc các thủ tục liên quan trước khi xuất khẩu.

Bước 6: Mua bảo hiểm cho lô hàng xuất khẩu

Trong quá trình vận chuyển quốc tế, mọi hình thức vận chuyển đều tiềm ẩn nguy cơ xảy ra sự cố. Vì vậy, việc mua bảo hiểm là một bước quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa nhằm bảo vệ lô hàng trước những rủi ro bất ngờ.

Mức bảo hiểm sẽ được xác định dựa trên giá trị của lô hàng. Đối với hàng hóa xuất khẩu thông thường, phí bảo hiểm thường chiếm khoảng 2% tổng giá trị lô hàng. Tuy nhiên, đối với các lô hàng xuất khẩu theo điều kiện FOB hoặc CNF, doanh nghiệp không cần mua bảo hiểm, vì trách nhiệm này thuộc về bên nhập khẩu.

Bước 7: Khai báo thủ tục hải quan

Để đảm bảo hàng hóa được xuất khẩu thuận lợi, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước khai báo thủ tục hải quan. Quy trình bao gồm:

Chuẩn bị hồ sơ và chứng từ:

Thu thập và hoàn thiện các tài liệu liên quan để mở tờ khai hải quan.

Mở tờ khai hải quan:

• Đăng ký viên nhập liệu thông tin lô hàng vào hệ thống dựa trên các tài liệu đã chuẩn bị.
• Tờ khai sau đó được trình lãnh đạo hải quan ký duyệt để thông quan.
• Nếu lô hàng không có vấn đề, tờ khai được phân vào luồng xanh và thông quan ngay.
• Nếu có nghi ngờ, lô hàng sẽ bị phân vào luồng vàng (kiểm tra hồ sơ) hoặc luồng đỏ (kiểm tra thực tế hàng hóa).

Thanh toán chi phí hải quan:

• Doanh nghiệp đóng các khoản phí theo quy định để hoàn tất thủ tục.

Nhận tờ khai hải quan đã phê duyệt:

• Nhận lại tờ khai đã được cơ quan hải quan thông qua.

Trình tờ khai và kiểm tra container:

• Tờ khai đã được xác nhận sẽ được trình cho kiểm soát viên tại cảng để kiểm tra container và niêm phong (seal).
• Container sau đó được đưa vào hệ thống tiếp nhận của cảng.

Hạ container và xác nhận tình trạng:

• Khi container được hạ xuống, sẽ được vào sổ tàu.
• Nhân viên giao nhận cần xác nhận tình trạng container và ký vào biên bản bàn giao.

Hoàn tất thủ tục thực xuất:

Sau khi giao lô hàng cho bên mua, nhân viên giao nhận chuẩn bị các giấy tờ thực xuất, bao gồm:

• Tờ khai hải quan: 1 bản chính và 1 bản sao.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chính.
• Vận đơn đường biển (Bill of Lading): 1 bản chính.

Bước 8: Giao hàng hóa lên tàu vận chuyển

Sau khi hoàn tất khai báo hải quan, doanh nghiệp cần trình Bill tàu cho hãng vận tải để làm đơn vận chuyển. Công việc này phải được hoàn thành trước thời điểm Closing Time (giờ cắt máng) và thực hiện bước thực xuất hàng hóa.

Quy trình giao hàng lên tàu sẽ được coi là hoàn tất khi doanh nghiệp nhận được vận đơn đường biển (Bill of Lading), bao gồm:

• 3 bản vận đơn gốc (Original Bill), hoặc
• Surrendered Bill (vận đơn đã chuyển nhượng).

Bước 9: Thực hiện thanh toán tiền hàng xuất khẩu

Bước tiếp theo trong quy trình xuất khẩu hàng hóa là thực hiện thanh toán. Để quá trình thanh toán diễn ra thuận lợi, hồ sơ cần phải đầy đủ các chứng từ sau:

• Commercial Invoice – Hóa đơn thương mại
• Packing List – Phiếu đóng gói hàng hóa xuất khẩu
• Vận đơn đường biển
• Giấy C/O – Chứng nhận nguồn gốc hàng hóa
• Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành – Chứng nhận khử trùng

Trong trường hợp doanh nghiệp thanh toán qua hình thức L/C (thư tín dụng), cần phải cung cấp đầy đủ các chứng từ cho ngân hàng bảo lãnh để thông báo.

Bước 10: Gửi chứng từ cho đối tác mua hàng nước ngoài

Doanh nghiệp cần gửi bộ hồ sơ bao gồm các chứng từ gốc theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng đã ký kết. Đồng thời, nên scan toàn bộ hồ sơ và gửi qua email để đối tác có thể nhận thông tin sớm. Điều này giúp họ chuẩn bị các bước cần thiết trong quy trình nhập khẩu hàng hóa tại quốc gia của họ.

5. Những lưu ý quan trọng khi xuất khẩu hàng hóa

Bên cạnh việc tuân thủ các bước trong quy trình xuất khẩu hàng hóa quốc tế, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng để tránh rủi ro và đảm bảo hàng hóa được vận chuyển suôn sẻ:

Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo quy định

Các giấy tờ cần thiết bao gồm giấy chứng nhận xuất xứ, tem phiếu, và các giấy tờ hành chính liên quan. Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp nên lưu bản nháp và bản mềm của hồ sơ để gửi đối tác kiểm tra, xác nhận thông tin. Nếu phát hiện sai sót, cần kịp thời bổ sung hoặc điều chỉnh.

Lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp

Dựa vào số lượng và trọng lượng hàng hóa, chọn phương thức vận chuyển tối ưu. Hàng nhẹ, cần giao nhanh nên chọn đường hàng không; hàng siêu trường, siêu trọng phù hợp với đường thủy hoặc đường bộ.

Liên hệ với đơn vị vận chuyển

Doanh nghiệp cần trao đổi với đơn vị vận chuyển để cập nhật lịch trình, tuyến đường, và giá cước. Đồng thời, ký biên bản giao nhận và hoàn thiện các thủ tục như đổi biên lai, nhận vận đơn, và thanh toán phí vận tải.

Đóng gói hàng hóa đúng quy chuẩn

Mỗi loại hàng hóa có yêu cầu đóng gói riêng để bảo quản tốt trong suốt quá trình vận chuyển. Quy định đóng gói cũng khác nhau theo từng thị trường, chẳng hạn khai AMS khi xuất đi Mỹ, hay khai ENS khi xuất đi châu Âu.

Thông tin địa chỉ nhận hàng

Ghi rõ ràng và đầy đủ thông tin bên nhận để tránh tình trạng hàng hóa bị trả lại do không xác định được nơi nhận.

Kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi xuất khẩu

Đảm bảo hàng hóa đạt tiêu chuẩn chất lượng trước khi xuất khẩu. Điều này giúp nâng cao uy tín doanh nghiệp và tránh các vấn đề phát sinh như khiếu nại hoặc bồi thường.

Xử lý tranh chấp hoặc khiếu nại

Doanh nghiệp cần thực hiện nghiêm túc các điều khoản trong hợp đồng để tránh sai sót. Nếu phát sinh vấn đề, cần xử lý bình tĩnh, nhanh chóng, và cẩn thận. Đặc biệt, giai đoạn soạn thảo hợp đồng cần được chú trọng để giảm thiểu rủi ro tranh chấp.

Trên đây là quy trình xuất khẩu hàng hóa dành cho các doanh nghiệp muốn tìm hiểu và thực hiện xuất khẩu theo đúng quy định. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức trong các thủ tục thông quan hàng hóa xuất khẩu. Để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích về dịch vụ Logistics, hãy tiếp tục theo dõi và đồng hành cùng Công ty TNHH Kết Nối Thương Mại VNG bạn nhé!!