Phí DOC (Document Fee) là một khoản chi phí quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu, liên quan đến việc chuẩn bị và xử lý các chứng từ. Khoản phí này không chỉ đảm bảo tính hợp pháp và giảm thiểu rủi ro trong các giao dịch quốc tế, mà còn giúp duy trì sự liên tục của chuỗi cung ứng. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về vai trò, quy định và cách phân biệt phí DOC với các loại phí khác trong ngành logistics.

Phí DOC khá phổ biến trong vận tải xuất nhập khẩu đường biển

1. Phí DOC là gì?

Phí DOC, hay còn gọi là phí Documentation Fee, thường được biết đến với tên gọi phổ biến hơn là phí phát hành Bill of Lading (B/L fee). Đây là loại phí liên quan đến các chứng từ trong quá trình xuất khẩu hàng hóa, đặc biệt là trong thương mại quốc tế. Đối với các lô hàng vận chuyển bằng đường biển, các hãng tàu sẽ chịu trách nhiệm phát hành hóa đơn kê khai thông tin quan trọng, bao gồm thông tin người gửi hàng, người nhận hàng và người được thông báo khi tàu cập cảng.

Bill of Lading (B/L) là một trong những chứng từ quan trọng nhất trong vận chuyển đường biển và không thể thiếu đối với mỗi lô hàng xuất nhập khẩu. Chứng từ này cũng có thể coi là xác nhận rằng người vận chuyển đã nhận được hàng từ bên xuất khẩu.

Tùy theo đơn vị vận chuyển, phí này có thể được ký hiệu là phí DOC, phí làm hóa đơn (bill) hoặc phí D/O. Điều này có thể dẫn đến sự nhầm lẫn giữa phí DOC và phí phát hành Delivery Order trong quy trình nhập khẩu. Trong các phần tiếp theo, chúng tôi sẽ giúp bạn phân biệt rõ hai loại phí này.

Phí DOC thực chất là khoản phí cho việc phát hành vận đơn

2. Ai sẽ là người chịu phí DOC và quy định về khoản phí này

Khi hãng tàu cấp vận đơn cho người gửi hàng, họ sẽ thu một khoản phí từ người gửi hàng, được gọi là phí DOC, hay còn gọi là phí B/L. Phí này thực chất là khoản chi phí cho công việc phát hành vận đơn.

Các đối tượng phải đóng phí DOC:

• Người gửi hàng (Shipper): Là người chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến cảng xuất khẩu. Khi hãng tàu cung cấp và xử lý các chứng từ như đăng ký, ký nhận,... người gửi hàng sẽ chịu phí DOC như một khoản chi phí công việc này.
• Đại lý đầu nước (Forwarding agent): Là bên trung gian thực hiện các công việc liên quan đến quá trình xuất khẩu hàng hóa, như làm hóa đơn vận chuyển. Đại lý đầu nước sẽ phải đóng phí DOC cho hãng tàu khi thực hiện các dịch vụ này.
• Người nhận hàng (Consignee): Là người chịu trách nhiệm nhận và giao nhận hàng hóa tại cảng nhập khẩu. Nếu người nhận hàng yêu cầu sửa đổi hoặc điều chỉnh Bill of Lading, họ có thể phải chịu thêm phí Amendment fee.
• Các bên liên quan khác: Ngoài các đối tượng trên, còn có thể có các bên khác tham gia vào quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, như đại lý hải quan, đại lý hàng không, hoặc nhà vận chuyển nội địa. Tùy thuộc vào vai trò và thỏa thuận hợp đồng, những bên này cũng có thể phải chịu phí DOC.

Ngoài việc phát hành vận đơn và thu phí từ shipper, các hãng tàu còn phải thực hiện các nhiệm vụ khác như thông báo cho đại lý tại nước nhập khẩu về Bill of Lading, quản lý đơn hàng, theo dõi quá trình vận chuyển và các công việc liên quan.

Các hoạt động liên quan đến phí DOC bao gồm:

• Courier fee: Phí chuyển chứng từ để đối chiếu với vận đơn gốc.
• Amendment fee: Phí sửa đổi Bill of Lading nếu có sai sót trong quá trình nhập dữ liệu hoặc cung cấp thông tin. Mức phí này có thể khác nhau tùy theo từng khu vực.
• Telex release fee: Phí điện giao hàng đối với trường hợp Surrendered.

Mẫu phiếu DOC điển hình thường gặp

3. Vai trò của phí DOC trong hoạt động xuất nhập khẩu

Phí DOC đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ chuỗi cung ứng quốc tế:

• Đảm bảo tính hợp pháp: Phí DOC giúp các tài liệu đáp ứng các yêu cầu pháp lý trong xuất nhập khẩu, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thông quan.
• Giảm thiểu rủi ro: Với các chứng từ chính xác, doanh nghiệp có thể tránh được các vấn đề pháp lý và tài chính có thể phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa.
• Tiết kiệm thời gian: Việc hoàn tất các chứng từ giúp rút ngắn thời gian xử lý hải quan, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng tiến độ.

Phí DOC cũng khác biệt với phí D/O (Delivery Order), loại phí được thu tại cảng đích để cấp lệnh giao hàng cho người nhận. Trong khi phí DOC liên quan đến việc quản lý chứng từ tại cảng xuất phát, hỗ trợ người gửi hàng trong quá trình xuất khẩu, thì phí D/O hỗ trợ người nhận hàng trong quá trình nhập khẩu.

Hiểu rõ về phí DOC không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định mà còn giúp tối ưu hóa chi phí và nâng cao tính cạnh tranh trong thị trường quốc tế.

Phân biệt giữa DOC và D/O sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình xuất nhập khẩu hàng hoá

4. Phân biệt giữa phí DOC và phí D/O

Để tránh nhầm lẫn giữa phí DOC và phí D/O (Delivery Order Fee), cần phải hiểu rõ sự khác biệt giữa hai loại phí này.

Phí D/O (Delivery Order Fee)

Đây là khoản phí áp dụng khi hãng tàu cấp lệnh giao hàng cho bên nhận hàng (consignee). Lệnh giao hàng (Delivery Order) do hãng tàu cung cấp, cho phép bên nhận hàng lấy hàng từ cảng nhập khẩu và chuyển về kho để bảo quản và sử dụng. Phí D/O liên quan trực tiếp đến việc xử lý lệnh giao hàng và cấp quyền cho người nhận hàng thực hiện việc tiếp nhận hàng hóa.

Phí DOC (Document Fee)

Là khoản phí mà các hãng tàu thu cho việc cung cấp và xử lý các chứng từ liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa. Phí này bao gồm việc phát hành hóa đơn vận chuyển (Bill of Lading) và các chứng từ khác liên quan đến lô hàng. Phí DOC nhằm bù đắp cho công việc xử lý chứng từ và đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra theo đúng quy trình.

Tóm lại, phí D/O liên quan đến việc cấp phép lấy hàng từ cảng cho người nhận, trong khi phí DOC là khoản phí để xử lý các chứng từ và hóa đơn vận chuyển. Đây là hai loại phí riêng biệt, cần phân biệt rõ để đảm bảo quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa diễn ra thuận lợi.

Chúng tôi hy vọng bài viết trên đây đã giúp bạn hiểu rõ hơn về phí DOC. Hãy áp dụng những kiến thức này vào thực tiễn để tối ưu hóa quy trình vận chuyển và nâng cao hiệu quả kinh doanh.