Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không là một trong những phương thức nhanh chóng và hiệu quả trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Vậy nhập khẩu hàng hóa qua đường hàng không có quy trình như thế nào? Trong bài viết này, Công ty TNHH Kết Nối Thương Mại VNG sẽ chia sẻ chi tiết về quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không để bạn đọc có cái nhìn rõ nét hơn.

Đường hàng không cũng là hình thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ đặc tính nhanh chóng và tiện lợi. 

1. Nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không là gì?

Bên cạnh phương thức vận chuyển bằng đường biển, đường hàng không cũng là hình thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ đặc tính nhanh chóng và tiện lợi. Hình thức này đặc biệt phù hợp với các lô hàng cần giao gấp hoặc có thời hạn sử dụng ngắn.

Nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không là giải pháp hàng đầu khi cần đáp ứng yêu cầu nhanh và thuận tiện. Tuy nhiên, hình thức này cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro. Do đó, quy trình nhập khẩu qua đường hàng không luôn được xây dựng một cách chặt chẽ và liên kết với nhau để đảm bảo hiệu quả và an toàn.

Quy trình nhập khẩu qua đường hàng không được xây dựng rất chặt chẽ

2. Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

Bước 1: Ký kết hợp đồng

Sau khi đạt được thỏa thuận về hàng mẫu, chất lượng và giá cả, nhà nhập khẩu sẽ tiến hành ký kết hợp đồng ngoại thương với đối tác nước ngoài. Đây là văn bản quan trọng, ghi nhận các điều khoản thỏa thuận giữa hai bên, bao gồm thông tin về bên xuất khẩu và nhập khẩu, chi tiết hàng hóa, giá cả, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, quy cách đóng gói, chính sách bảo hành, bảo hiểm, xử lý khiếu nại và các điều khoản liên quan khác.

Để đảm bảo tính pháp lý và bảo vệ quyền lợi, nhà nhập khẩu cần đặc biệt chú ý đưa vào hợp đồng tất cả các điều khoản quan trọng. Qua quá trình đàm phán và thống nhất, hai bên sẽ điều chỉnh các nội dung hợp đồng sao cho phù hợp với nhu cầu thực tế. Việc bổ sung các điều khoản liên quan đến bảo hành, khiếu nại và bồi thường là rất cần thiết, giúp đảm bảo an toàn và giải quyết các vấn đề phát sinh trong tương lai.

Theo kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển và thủ tục hải quan, tôi đã gặp nhiều trường hợp nhà nhập khẩu thiếu sót khi soạn thảo hợp đồng, bỏ qua các điều khoản quan trọng. Điều này có thể dẫn đến rủi ro lớn, nhất là khi xảy ra tranh chấp hoặc vấn đề về chất lượng hàng hóa, mà không có cơ sở để giải quyết. Vì vậy, việc đảm bảo hợp đồng được lập đầy đủ và chính xác là vô cùng quan trọng để bảo vệ quyền lợi của nhà nhập khẩu.

Nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không phải có giấy phép

Bước 2: Xin giấy phép nhập khẩu cho hàng hóa (nếu có yêu cầu)

Tiếp theo trong quá trình nhập khẩu hàng hóa, nhà nhập khẩu cần xin giấy phép nhập khẩu (nếu yêu cầu). Tùy vào từng loại hàng hóa, có thể nhà nhập khẩu sẽ phải xin giấy phép nhập khẩu trước khi tiến hành thủ tục nhập khẩu vào Việt Nam. Việc này cần được thực hiện sớm để tránh tình trạng hàng hóa bị lưu trữ lâu tại cảng, đồng thời giúp giảm thiểu thời gian và chi phí.

Đối với các mặt hàng thuộc diện quản lý đặc biệt của chính phủ, như thiết bị phát, thu sóng vô tuyến điện, thuốc thành phẩm, trang thiết bị y tế, hóa chất, tiền chất công nghiệp, thuốc bảo vệ thực vật, v.v., giấy phép nhập khẩu là bắt buộc. Các mặt hàng này yêu cầu giấy phép từ cơ quan có thẩm quyền do chúng nằm trong diện quản lý đặc biệt.

Để biết chính xác những loại hàng hóa cần xin giấy phép nhập khẩu, bạn có thể tham khảo Nghị định 187 và các quy định pháp lý liên quan, hoặc tìm hiểu thông tin từ các cơ quan chức năng. Việc nắm rõ yêu cầu về giấy phép nhập khẩu sẽ giúp bạn thực hiện quy trình nhập khẩu đúng quy định và hiệu quả.

Bước 3: Thực hiện thanh toán tiền hàng

Sau khi ký hợp đồng và nhận được giấy phép nhập khẩu, nhà nhập khẩu sẽ tiến hành thanh toán tiền hàng. Thông thường, nhà nhập khẩu cần đặt cọc một phần giá trị đơn hàng (ví dụ: 30%) hoặc mở thư tín dụng (L/C) để đảm bảo người bán có thể bắt đầu sản xuất và giao hàng đúng tiến độ.

Nhập khẩu hàng hoá bằng đường hàng không rất nhanh chóng và tiện lợi

Bước 4: Xác nhận đơn hàng và kiểm tra chứng từ

Ở bước này, nhà nhập khẩu liên hệ với nhà xuất khẩu để xác nhận chi tiết đơn hàng và kiểm tra các chứng từ liên quan. Nhà nhập khẩu sẽ theo dõi sát tiến trình sản xuất và chuẩn bị giao hàng để xác định thời điểm hàng hóa sẵn sàng vận chuyển. Đồng thời, cần kiểm tra kỹ các chứng từ như hóa đơn thương mại, vận đơn, chứng nhận chất lượng, giấy tờ hải quan và các tài liệu khác nhằm đảm bảo đầy đủ và chính xác trước khi hàng được xuất khẩu.

Việc xác nhận đơn hàng và kiểm tra chứng từ giúp nhà nhập khẩu đảm bảo quá trình vận chuyển và giao nhận hàng hóa diễn ra đúng theo các điều khoản đã thỏa thuận, đồng thời đảm bảo hàng hóa nhập khẩu đáp ứng đầy đủ yêu cầu về tính hợp pháp và chất lượng.

Trường hợp 1: Nhập khẩu theo điều kiện Ex Works (EXW)

Trong trường hợp nhập khẩu theo điều kiện Ex Works, nhà nhập khẩu phải tự chịu trách nhiệm sắp xếp nhận hàng tại kho của người bán ở nước ngoài. Sau đó, nhà nhập khẩu tiếp tục thực hiện các thủ tục cần thiết để chuyển hàng về cảng xuất, thông quan hải quan, đưa hàng lên máy bay và chuẩn bị đầy đủ chứng từ để nhập khẩu về Việt Nam.

Để đảm bảo các bước trên được thực hiện hiệu quả, nhà nhập khẩu thường hợp tác với công ty giao nhận vận chuyển. Công ty này, thông qua mạng lưới đại lý hoặc đối tác ở nước ngoài, sẽ cung cấp dịch vụ vận chuyển trọn gói từ điểm xuất phát đến điểm đến (door-to-door).

Trong điều kiện Ex Works, việc lựa chọn một công ty giao nhận vận chuyển (freight forwarder) có kinh nghiệm trên tuyến đường vận chuyển và loại hàng hóa cần nhập khẩu là rất quan trọng. Để đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng, nhà nhập khẩu cần cung cấp thông tin chi tiết và trao đổi rõ ràng với công ty giao nhận.

Tại nước xuất khẩu, công ty giao nhận sẽ thực hiện các công việc như nhận hàng tại kho của người bán, vận chuyển đến sân bay, làm thủ tục hải quan xuất khẩu, và giao hàng cho hãng hàng không. Đồng thời, công ty này sẽ cung cấp cho người bán các chứng từ quan trọng như giấy chứng nhận đã nhận hàng, giấy chứng nhận lưu kho, giấy chứng nhận vận chuyển, cùng các tài liệu liên quan khác.

Sau khi hoàn thành thủ tục tại hải quan, sân bay, và hãng hàng không, công ty giao nhận sẽ phát hành Vận đơn hàng không (HAWB) và gửi kèm theo hàng hóa cùng các chứng từ liên quan. Bản gốc của Vận đơn hàng không (HAWB) số 3 sẽ được trả lại cho người gửi hàng, kèm theo thông báo về cước phí và các chi phí phát sinh (nếu có) để người gửi hàng thực hiện thanh toán.

Trường hợp 2: Nhập khẩu theo điều kiện CNF

Với điều kiện CNF, sau khi công ty xuất khẩu hoàn tất việc giao hàng cho hãng hàng không và chuẩn bị các chứng từ liên quan, công ty nhập khẩu sẽ kiểm tra và xác nhận tính chính xác của các chứng từ trước khi chúng được gửi từ phía xuất khẩu. Theo điều kiện này, trách nhiệm của công ty nhập khẩu là nhận hàng tại cảng nhập và vận chuyển về kho của mình.

Sau khi hàng hóa được giao cho hãng hàng không, công ty xuất khẩu sẽ cung cấp các chứng từ như hóa đơn, vận đơn và các tài liệu cần thiết khác. Công ty nhập khẩu sẽ rà soát cẩn thận các chứng từ này để đảm bảo chúng đầy đủ và chính xác trước khi tiếp nhận. Quy trình kiểm tra này giúp đảm bảo mọi thông tin liên quan đến lô hàng được chuẩn bị chính xác, sẵn sàng cho các bước nhập khẩu tiếp theo.

Theo điều kiện CNF, công ty nhập khẩu chịu trách nhiệm xử lý các thủ tục cần thiết tại cảng nhập khẩu, bao gồm thông quan hải quan và vận chuyển hàng hóa về kho. Việc đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, đúng thời gian và không gặp trở ngại là trách nhiệm của công ty nhập khẩu trong giai đoạn này.

Không phải hàng hoá nào cũng có thể nhập khẩu bằng đường hàng không

Bước 5: Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không về Việt Nam

Ở bước này, hãng hàng không chịu trách nhiệm vận chuyển hàng từ sân bay xuất phát đến sân bay đích. Hàng hóa có thể được chuyển trực tiếp hoặc qua sân bay trung chuyển, tùy thuộc vào lộ trình bay. Việc vận chuyển có thể thực hiện bằng máy bay chuyên dụng chở hàng hoặc trong khoang hàng của máy bay chở khách.

Hãng hàng không sẽ cung cấp thông báo về thời gian dự kiến hàng hóa đến sân bay đích. Dựa trên thông tin này, người giao nhận sẽ thông báo cho nhà nhập khẩu để chuẩn bị sẵn sàng các thủ tục tiếp nhận và thông quan tại sân bay đích.

Bước 6: Thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

Khi hàng hóa đã được vận chuyển, người xuất khẩu sẽ chuẩn bị các chứng từ cần thiết và gửi cho người nhập khẩu. Sau khi kiểm tra cẩn thận, nhà nhập khẩu yêu cầu người xuất khẩu cung cấp bộ chứng từ gốc hoặc phiên bản scan. Khi hàng đến cảng nhập khẩu, nó thường được khai thác và chuyển đến kho CFS (Container Freight Station). Đại lý forwarder hoặc công ty consol sẽ thông báo cho nhà nhập khẩu về tình trạng và thời gian hàng đến cảng.

Tại Việt Nam, để hoàn tất thủ tục hải quan nhập khẩu, nhà nhập khẩu cần thực hiện các bước sau:

• Nhận giấy báo hàng từ hãng hàng không hoặc đại lý forwarder.
• Đến hãng hàng không hoặc đại lý để thanh toán các khoản phí như phí lệnh giao hàng (DO), phí làm hàng (handling), phí lao vụ (labor fee), và nhận bộ chứng từ liên quan (đã chuẩn bị trong bước 4).
• Thu hồi vận đơn gốc (HAWB bản số 2) từ hãng vận chuyển.
• Thực hiện các thủ tục nhận hàng: thanh toán các khoản cước thu sau, nộp lệ phí với cảng hàng không và nhận hàng từ hãng vận chuyển.
• Chuẩn bị hồ sơ và tiến hành thủ tục hải quan cho lô hàng nhập khẩu bằng đường hàng không.
• Đăng ký lấy hàng tại kho hàng không: Tùy thuộc vào sân bay nhập, hàng hóa có thể được lưu tại các kho như TCS, SCSC (sân bay Tân Sơn Nhất) hoặc NCTS, ACS, ALS (sân bay Nội Bài). Sau đó, tiếp tục hoàn thành các quy trình liên quan để đưa hàng về kho của mình.

Nhập khẩu hàng hoá bằng đường hàng không phải khai báo hải quan

Bước 7: Chuyển hàng về kho và hoàn tất quy trình nhập khẩu đường hàng không

Khi tờ khai hải quan đã được đóng dấu thông quan và ký giám sát, nhà nhập khẩu mang theo phiếu xuất kho và mã vạch đến kho CFS để nhận hàng. Sau khi hoàn tất việc nhận hàng, nhà nhập khẩu sẽ thuê phương tiện vận chuyển để đưa hàng hóa về kho của mình, khép lại quy trình nhận hàng tại cảng hàng không.

Kết thúc toàn bộ quy trình nhập khẩu, từ việc thực hiện thủ tục hải quan, kiểm tra chứng từ, vận chuyển hàng bằng đường hàng không, cho đến nhận hàng tại cảng, nhà nhập khẩu tiến hành đưa hàng từ kho CFS về kho lưu trữ. Việc thuê phương tiện vận chuyển phù hợp đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, hiệu quả, chính thức hoàn tất toàn bộ quy trình nhập khẩu đường hàng không.

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không bao gồm nhiều bước quan trọng, từ việc chuẩn bị chứng từ, thực hiện thủ tục hải quan, đến vận chuyển và nhận hàng tại kho. Mỗi giai đoạn đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhà nhập khẩu, nhà xuất khẩu, hãng vận chuyển, và các đơn vị liên quan. Việc tuân thủ đúng các quy định và đảm bảo tính chính xác trong từng bước không chỉ giúp hàng hóa được nhập khẩu một cách thuận lợi mà còn giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa thời gian. Với sự hỗ trợ của các đơn vị giao nhận và dịch vụ vận chuyển chuyên nghiệp, quy trình này có thể được thực hiện nhanh chóng, an toàn và hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong việc lưu thông hàng hóa quốc tế.