Hồ sơ hải quan là một phần quan trọng trong quy trình xin giấy phép nhập khẩu, tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ các loại giấy tờ cần thiết. Điều này thường dẫn đến việc mất nhiều thời gian và công sức khi làm thủ tục hải quan. Để hỗ trợ bạn, bài viết dưới đây Công ty TNHH Kết Nối Thương Mại VNG sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các giấy tờ và chứng từ cần thiết trong bộ hồ sơ hải quan đối với hàng nhập khẩu.

Hồ sơ hải quan nhập khẩu rất quan trọng với người mua hàng

1. Bộ hồ sơ hải quan đối với hàng nhập khẩu sẽ bao gồm những gì?

Đối với các lô hàng nhập khẩu, cá nhân hoặc doanh nghiệp cần chuẩn bị và nộp một bộ hồ sơ hải quan cho cơ quan hải quan để hoàn tất thủ tục thông quan và xin giấy phép nhập khẩu. Hồ sơ hải quan bao gồm tờ khai hải quan cùng các chứng từ liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu, được nộp để cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra và xử lý.

Các giấy tờ và chứng từ trong hồ sơ hải quan phải tuân thủ đúng quy định của Luật Hải quan. Chứng từ có thể ở dạng giấy hoặc điện tử, nhưng đối với chứng từ điện tử, cần đảm bảo tính toàn vẹn và đúng định dạng theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử.

Dựa trên khoản 2 Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung tại Mục 5 Thông tư 39/2018/TT-BTC), bộ hồ sơ hải quan đối với hàng nhập khẩu được quy định như sau:

Mẫu tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan:

• Thực hiện theo các chỉ tiêu thông tin tại mẫu số 01 Phụ lục II ban hành kèm Thông tư này.

• Nếu khai trên tờ khai giấy (theo khoản 2 Điều 25 Nghị định số 08/2015/NĐ-CP, sửa đổi tại khoản 12 Điều 1 Nghị định số 59/2018/NĐ-CP), cần nộp 02 bản chính theo mẫu HQ/2015/NK (Phụ lục IV).

Hoá đơn thương mại của lô hàng nhập khẩu

Hóa đơn thương mại hoặc các chứng từ tương đương:

• 01 bản chụp trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán.
• Với hàng hóa nhập khẩu không có hóa đơn hoặc không cần thanh toán, trị giá hải quan được xác định theo Thông tư 39/2015/TT-BTC.

Vận đơn của lô hàng nhập khẩu

Vận đơn hoặc chứng từ vận tải:

• 01 bản chụp cho hàng hóa vận chuyển bằng đường biển, hàng không, đường sắt hoặc vận tải đa phương thức (trừ hàng hóa qua cửa khẩu biên giới đường bộ và các trường hợp đặc biệt).

Giấy phép nhập khẩu hoặc văn bản tương đương

Giấy phép nhập khẩu hoặc giấy phép hải quan là một loại giấy tờ bắt buộc trong hồ sơ nhập khẩu. Quy định về việc nộp giấy phép nhập khẩu như sau:

• Nếu mặt hàng nằm trong danh sách hạn chế nhập khẩu, doanh nghiệp phải làm thủ tục xin cấp giấy phép nhập khẩu.
• Nếu doanh nghiệp nhập khẩu mặt hàng đó nhiều lần, cần nộp 01 bản gốc giấy phép nhập khẩu.
• Nếu mặt hàng được nhập khẩu từ lần thứ hai trở đi, chỉ cần nộp bản chính giấy phép nhập khẩu trong lần đầu tiên.
• Đối với gỗ nguyên liệu nhập khẩu, nộp 01 bản chính giấy kê lâm sản theo quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành:

Nộp 01 bản chính hoặc bản chụp tùy theo quy định pháp luật. Nếu sử dụng nhiều lần trong thời hạn hiệu lực, chỉ cần nộp một lần cho lô hàng đầu tiên.

Chứng từ chứng minh điều kiện nhập khẩu

Chứng từ chứng minh có mục đích xác nhận doanh nghiệp hoặc cá nhân có đủ điều kiện để thực hiện việc nhập khẩu hàng hóa. Người khai hải quan chỉ cần nộp 01 bản sao chứng từ chứng minh điều kiện của doanh nghiệp trong lần nhập khẩu đầu tiên.

Tờ khai trị giá

Tờ khai trị giá là giấy tờ thể hiện tổng giá trị của tất cả các mặt hàng trong lô hàng nhập khẩu, phục vụ mục đích tính thuế và thống kê hải quan.

Người đại diện doanh nghiệp làm hồ sơ hải quan cần chuẩn bị 02 bản chính tờ khai trị giá, một bản nộp cho cơ quan hải quan và một bản lưu tại doanh nghiệp. Trong trường hợp khai tờ khai trị giá điện tử, người khai hải quan cần khai theo mẫu và gửi dữ liệu điện tử đến hệ thống.

Mẫu giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá

Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa là giấy tờ cung cấp thông tin về nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa nhập khẩu, do cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cấp cho hàng hóa xuất khẩu từ quốc gia đó.

Bộ hồ sơ xin giấy nhập khẩu hải quan yêu cầu nộp 01 bản chính chứng nhận xuất xứ hoặc chứng từ dưới dạng dữ liệu điện tử.

Các trường hợp cần xuất trình Chứng nhận xuất xứ khi nhập khẩu:

• Hàng hóa nhập khẩu từ các quốc gia hoặc nhóm quốc gia có thỏa thuận áp dụng thuế suất ưu đãi đặc biệt với Việt Nam, dựa trên các quy định của pháp luật Việt Nam và các Điều ước quốc tế mà Việt Nam đã ký kết hoặc tham gia, nếu hàng hóa thuộc danh mục ưu đãi và nhà nhập khẩu muốn hưởng ưu đãi đó.

• Hàng hóa thuộc diện Việt Nam hoặc các tổ chức quốc tế thông báo là có nguy cơ gây hại đến an toàn xã hội, sức khỏe cộng đồng, hoặc vệ sinh môi trường và cần được kiểm soát.

• Hàng hóa có xuất xứ từ các quốc gia mà Việt Nam thông báo đang áp dụng các biện pháp như thuế chống bán phá giá, thuế chống trợ cấp, thuế tự vệ, thuế chống phân biệt đối xử, hoặc thuế suất theo hạn ngạch thuế quan.

Lưu ý: Hàng hóa nhập khẩu phải tuân thủ các chế độ quản lý nhập khẩu theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc các Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Danh mục máy móc, thiết bị:

Nộp 01 bản chụp và xuất trình bản chính khi nhập khẩu nhiều lần các thiết bị thuộc Chương 84, 85, 90 hoặc dạng chưa lắp ráp.

Hợp đồng ủy thác:

Theo quy định tại Thông tư số 14/2015/TT-BTC, người làm thủ tục hải quan cần chuẩn bị 01 bản sao Danh mục máy móc, thiết bị và xuất trình bản chính để đối chiếu kèm theo Phiếu theo dõi trừ lùi. Các trường hợp cần chuẩn bị giấy tờ Danh mục máy móc, thiết bị bao gồm:

• Phân loại máy liên hợp hoặc tổ hợp máy thuộc các Chương 84, Chương 85 và Chương 90 của Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam.
• Phân loại máy móc, thiết bị ở dạng tháo rời hoặc chưa lắp ráp.

Lưu ý:

Các chứng từ nộp dưới dạng điện tử qua Cổng thông tin một cửa quốc gia, ASEAN hoặc trao đổi quốc tế (theo Điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia) không cần nộp bản giấy khi làm thủ tục hải quan.

Cán bộ hải quan xét duyệt bộ hồ sơ nhập khẩu

Những ai phải làm bộ hồ sơ hải quan đối với hàng nhập khẩu

Đối tượng cần làm bộ hồ sơ hải quan đối với hàng nhập khẩu bao gồm:

• Chủ hàng hóa nhập khẩu là thương nhân nước ngoài không có mặt tại Việt Nam.
• Chủ phương tiện hoặc người điều khiển phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh, hoặc người được chủ phương tiện ủy quyền thực hiện các thủ tục xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh.
• Người được chủ hàng hóa ủy quyền trong trường hợp hàng hóa là quà biếu, quà tặng của cá nhân, hoặc hành lý gửi trước, gửi sau chuyến đi của người xuất cảnh, nhập cảnh.
• Người thực hiện dịch vụ quá cảnh hàng hóa.
• Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính quốc tế hoặc dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế.

Mẫu tờ khai hải quan

Hướng dẫn cách làm bộ hồ sơ hải quan đối với hàng nhập khẩu

Hướng dẫn ghi tờ khai hải quan trong hồ sơ hải quan đối với hàng nhập khẩu:

• Ô số 01: Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax và mã số (nếu có) của người bán hàng ở nước ngoài cung cấp hàng hóa cho thương nhân Việt Nam.
• Ô số 02: Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax và mã số thuế của thương nhân nhập khẩu; chứng minh thư hoặc hộ chiếu (nếu là cá nhân).
• Ô số 03: Ghi tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax và mã số thuế của người uỷ thác hoặc người được uỷ quyền khai hải quan; chứng minh thư hoặc hộ chiếu (nếu người được ủy quyền là cá nhân).
• Ô số 04: Ghi tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax và mã số thuế của Đại lý hải quan; số, ngày hợp đồng đại lý hải quan.
• Ô số 05: Ghi loại hình xuất khẩu tương ứng.
• Ô số 06: Ghi số, ngày, tháng, năm của hóa đơn thương mại (nếu có).
• Ô số 07: Ghi số, ngày, tháng, năm của giấy phép cơ quan quản lý chuyên ngành đối với hàng hóa nhập khẩu và ngày hết hạn (nếu có).
• Ô số 08: Ghi số, ngày, tháng, năm của hợp đồng và ngày hết hạn (nếu có) của hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng.
• Ô số 09: Ghi số, ngày, tháng, năm của vận đơn hoặc chứng từ vận tải có giá trị thay thế vận đơn (nếu có).
• Ô số 10: Ghi tên cảng, địa điểm nơi hàng hóa được xếp lên phương tiện vận tải chuyển đến Việt Nam.
• Ô số 11: Ghi tên cảng/cửa khẩu nơi hàng hóa được dỡ từ phương tiện vận tải xuống.
• Ô số 12: Ghi tên tàu biển, số chuyến bay, số chuyến tàu, số hiệu và ngày đến của phương tiện vận tải.
• Ô số 13: Ghi tên nước, vùng lãnh thổ nơi hàng hóa được chuyển đến Việt Nam, sử dụng mã ISO 3166.
• Ô số 14: Ghi điều kiện giao hàng theo hợp đồng thương mại.
• Ô số 15: Ghi phương thức thanh toán theo hợp đồng thương mại.
• Ô số 16: Ghi mã tiền tệ thanh toán theo ISO 4217.
• Ô số 17: Ghi tỷ giá giữa đơn vị nguyên tệ và tiền Việt Nam áp dụng khi tính thuế.
• Ô số 18: Ghi tên hàng, quy cách phẩm chất của hàng hóa theo hợp đồng thương mại hoặc các chứng từ liên quan.
• Ô số 19: Ghi mã số phân loại hàng hóa theo Danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu Việt Nam.
• Ô số 20: Ghi tên nước, vùng lãnh thổ nơi hàng hóa được sản xuất, chế tạo.
• Ô số 21: Ghi tên mẫu C/O cấp cho lô hàng thuộc các Hiệp định Thương mại tự do mà Việt Nam là thành viên.
• Ô số 22: Ghi số lượng, khối lượng hoặc trọng lượng của từng mặt hàng trong lô hàng.
• Ô số 23: Ghi đơn vị tính của từng mặt hàng.
• Ô số 24: Ghi giá của một đơn vị hàng hóa theo loại tiền tệ đã ghi ở ô số 16.
• Ô số 25: Ghi trị giá nguyên tệ của từng mặt hàng, kết quả của phép nhân giữa lượng hàng và đơn giá nguyên tệ.
• Ô số 26: Ghi trị giá tính thuế, thuế suất và số thuế nhập khẩu phải nộp của từng mặt hàng.
• Ô số 27: Ghi trị giá tính thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế suất và số thuế TTĐB phải nộp của từng mặt hàng.
• Ô số 28: Ghi số lượng chịu thuế bảo vệ môi trường, mức thuế BVMT và số tiền thuế BVMT phải nộp.
• Ô số 29: Ghi trị giá tính thuế GTGT, thuế suất và số tiền thuế GTGT phải nộp.
• Ô số 30: Ghi tổng số tiền thuế (ô 26 + 27 + 28 + 29), bằng chữ.
• Ô số 31: Ghi thông tin về số container nếu có từ 4 container trở lên.
• Ô số 32: Liệt kê các chứng từ đi kèm của tờ khai hải quan.
• Ô số 33: Ghi ngày, tháng, năm khai báo, ký xác nhận và ghi rõ họ tên, chức danh, đóng dấu.

Việc chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan đối với hàng nhập khẩu là một công việc vô cùng quan trọng và cần thiết đối với các doanh nghiệp và cá nhân thực hiện giao dịch thương mại quốc tế. Các bước kê khai đầy đủ và chính xác trong tờ khai hải quan sẽ giúp tránh những sai sót và trì hoãn không mong muốn, đồng thời đảm bảo quá trình thông quan hàng hóa diễn ra suôn sẻ, đúng quy định pháp luật. Do đó, việc hiểu rõ các thông tin và yêu cầu trong tờ khai hải quan là điều vô cùng cần thiết, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm thời gian trong quá trình nhập khẩu. Nếu bạn đang tìm một đơn vị uy tín hướng dẫn làm thủ tục hải quan xuất nhập khẩu, liên hệ với Công ty TNHH Kết Nối Thương Mại VNG bạn nhé! Chúc bạn thành công trong việc hoàn thành bộ hồ sơ hải quan một cách chính xác và hiệu quả.