Thủ tục hải quan đóng vai trò quan trọng trong thương mại và giao dịch quốc tế, đồng thời là một quy trình đòi hỏi nhiều thủ tục giấy tờ phức tạp, yêu cầu độ chính xác và sự chuyên nghiệp cao khi làm việc với cơ quan hải quan tại các cảng biển, sân bay hay cửa khẩu. Để tiết kiệm thời gian, chi phí, tối ưu hóa các hoạt động tài chính và giảm thiểu rủi ro trong các hoạt động xuất nhập khẩu quốc tế, nhiều doanh nghiệp thường lựa chọn sử dụng dịch vụ logistics trọn gói, dịch vụ khai thuê hải quan hoặc dịch vụ đại lý hải quan, đặc biệt khi doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm thực hiện thủ tục hải quan.

Vậy dịch vụ đại lý hải quan là gì? Và vai trò, tầm quan trọng của đại lý hải quan như thế nào? Cùng Công ty TNHH Kết Nối Thương Mại VNG tìm hiểu qua bài viết sau đây bạn nhé!

Đại lý hải quan được xem là một trong những người khai hải quan.

1. Đại lý Hải Quan là gì

Theo quy định tại khoản 14 Điều 4 Luật Hải quan 2014 và Điều 5 Nghị định 08/2015/NĐ-CP, đại lý hải quan được xem là một trong những người khai hải quan. Nói một cách đơn giản, nhiệm vụ của người khai hải quan là phải kê khai đầy đủ, chính xác, trung thực và rõ ràng các thông tin trên tờ khai hải quan. Họ cũng phải tự tính toán để xác định số thuế và các khoản thu khác cần nộp cho ngân sách nhà nước và chịu trách nhiệm pháp lý về những thông tin đã khai.

Đại lý Hải Quan là các công ty chuyên cung cấp dịch vụ hải quan theo hợp đồng đại lý. Họ sẽ đứng tên đại lý trên tờ khai hải quan, ký tên và đóng dấu vào ô người khai hải quan (với phần mềm ECUS4), hoặc sử dụng chữ ký số của mình để truyền tờ khai (ECUS5 - VNACCS).
Đại lý hoạt động dựa trên hợp đồng ủy quyền với chủ hàng xuất nhập khẩu và chịu trách nhiệm trong phạm vi được ủy quyền.

Đại lý Hải Quan là các công ty chuyên cung cấp dịch vụ hải quan theo hợp đồng đại lý

2. Quyền của đại lý hải quan

Theo quy định tại khoản 1 Điều 18 Luật Hải quan 2014, Đại lý hải quan có những quyền sau:

• Được cơ quan hải quan cung cấp thông tin liên quan đến việc khai hải quan đối với hàng hóa, phương tiện vận tải, hướng dẫn thủ tục hải quan và phổ biến pháp luật về hải quan.
• Có quyền yêu cầu cơ quan hải quan xác định trước mã số, xuất xứ, trị giá hải quan đối với hàng hóa khi đã cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin cho cơ quan hải quan.
• Được phép xem xét hàng hóa, lấy mẫu hàng hóa dưới sự giám sát của công chức hải quan trước khi thực hiện khai hải quan nhằm đảm bảo tính chính xác trong việc khai báo.
• Có quyền yêu cầu cơ quan hải quan kiểm tra lại thực tế hàng hóa nếu không đồng ý với quyết định của cơ quan hải quan trong trường hợp hàng hóa chưa được thông quan.
• Được sử dụng hồ sơ hải quan để thông quan hàng hóa, vận chuyển hàng hóa và thực hiện các thủ tục có liên quan với các cơ quan khác theo quy định của pháp luật.
• Có quyền khiếu nại, tố cáo các hành vi trái pháp luật của cơ quan hải quan và công chức hải quan.
• Được yêu cầu bồi thường thiệt hại do cơ quan hải quan, công chức hải quan gây ra theo quy định của pháp luật về trách nhiệm bồi thường của Nhà nước.

Sự khác biệt giữa đại lý hải quan và người khai thuê hải quan

3. Sự khác biệt giữa đại lý Hải Quan và người khai thuê Hải Quan

Mặc dù cả đại lý Hải Quan và người khai thuê Hải Quan đều cung cấp dịch vụ thông quan, nhưng giữa hai bên vẫn có những điểm khác biệt cơ bản:

Đại lý Hải Quan phải đứng tên trên tờ khai với vai trò đại lý, sử dụng chữ ký và dấu pháp nhân của mình để thực hiện khai báo. Trong khi đó, người khai thuê chỉ sử dụng giấy giới thiệu của chủ hàng để thực hiện thủ tục hải quan. Họ không xuất hiện trên bất kỳ chứng từ nào trong bộ hồ sơ hải quan và chỉ đại diện cho chủ hàng trong giao dịch với cơ quan hải quan.

Ví dụ, công ty A cung cấp dịch vụ đại lý hải quan, công ty này sẽ cử nhân viên đem giấy giới thiệu và bộ hồ sơ hải quan của khách hàng để làm thủ tục, trong khi cơ quan hải quan không biết đến công ty A.

Về mức độ trách nhiệm, đại lý hải quan có trách nhiệm cao hơn vì họ ký trên tờ khai và chịu sự đánh giá năng lực từ cơ quan hải quan dựa trên các tờ khai đã thực hiện.

Đại lý hải quan cần có nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp, gọi là đại lý viên, và được Tổng cục Hải Quan công nhận. Ngược lại, người khai thuê có thể là bất kỳ ai, miễn là có kiến thức cơ bản về nghiệp vụ và được chủ hàng ủy thác.

Đại lý làm thủ tục Hải Quan mang lại nhiều lợi ích vượt trội

4. Tại sao nên sử dụng dịch vụ đại lý Hải Quan

Việc sử dụng dịch vụ đại lý làm thủ tục Hải Quan mang lại nhiều lợi ích vượt trội, cụ thể như sau:

Không cần sử dụng chữ ký số cá nhân: Chủ hàng không phải trực tiếp dùng chữ ký số của mình để duyệt ký từ xa hoặc gửi giấy tờ như trước đây. Đại lý sẽ sử dụng chữ ký số của họ để thực hiện khai báo và truyền tờ khai một cách nhanh chóng, thuận tiện.

Trách nhiệm và chuyên môn cao: Các đại lý hải quan có trách nhiệm và năng lực chuyên môn cao hơn so với người khai thuê thông thường, đảm bảo quy trình thông quan diễn ra chính xác và hiệu quả.

Tuy nhiên, hiện nay vẫn tồn tại tâm lý ngại ký hợp đồng đại lý và ký tên trên tờ khai Hải Quan từ cả phía chủ hàng lẫn đại lý. Nguyên nhân chính đến từ sự phức tạp của các chính sách thuế và chính sách hàng hóa xuất nhập khẩu, khiến các bên lo ngại về vấn đề pháp lý, nhất là khi chưa có Hiệp hội chính thức dành cho đại lý Hải Quan.

Dù vậy, với sự phát triển của hệ thống VNACCS và các nỗ lực đẩy mạnh dịch vụ đại lý làm thủ tục Hải Quan từ ngành Hải Quan, vấn đề này được kỳ vọng sẽ sớm được khắc phục trong tương lai.

Để trở thành đại lý thủ tục Hải Quan, một công ty dịch vụ cần đáp ứng nhiều yêu cầu

5. Điều kiện để trở thành đại lý Hải Quan

Để trở thành đại lý thủ tục Hải Quan, một công ty dịch vụ cần đáp ứng các yêu cầu sau:

Nhân viên có chứng chỉ nghiệp vụ Hải Quan: Công ty phải có ít nhất một nhân viên được đào tạo và cấp chứng chỉ nghiệp vụ khai Hải Quan. Nhân viên này cần tham gia khóa đào tạo theo quy định tại Thông tư số 12/2015/TT-BTC ngày 30/1/2015 của Bộ Tài chính, tại các cơ sở được Tổng cục Hải Quan phê duyệt, như: Học viện Tài chính, Trường Cao đẳng Tài chính Hải Quan, Trường Đại học Tài chính – Marketing,...
Khóa đào tạo bao gồm 4 học phần và kéo dài khoảng 8-10 tuần. Sau khi hoàn thành, học viên sẽ tham gia kỳ thi do Tổng cục Hải Quan tổ chức. Chỉ khi đạt điểm trên 5 ở cả 4 học phần, học viên mới được cấp chứng chỉ.

Điều kiện theo quy định của Luật Hải Quan: Khoản 1 Điều 20 Luật Hải Quan 2014 quy định các điều kiện để trở thành đại lý Hải Quan:

a) Có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký doanh nghiệp với ngành nghề kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa hoặc làm đại lý thủ tục Hải Quan.

b) Có nhân viên đại lý thủ tục Hải Quan đáp ứng yêu cầu chuyên môn.

c) Hạ tầng công nghệ thông tin đủ điều kiện thực hiện khai Hải Quan điện tử và các yêu cầu khác theo quy định.

Trong những năm gần đây, Tổng cục Hải Quan đã liên tục điều chỉnh và chuẩn hóa các quy định pháp luật để quản lý chặt chẽ hơn các hoạt động xuất nhập khẩu, phù hợp với thực tiễn phát triển kinh tế. Các quy định, như Nghị định 187/2013/NĐ-CP, 154/2017/NĐ-CP, 08/2015/NĐ-CP, Thông tư 39/2015/TT-BTC, Thông tư 22/2014/TT-BTC, cùng hàng loạt văn bản pháp luật khác, đã góp phần minh bạch hóa và cải thiện môi trường kinh doanh.

Bên cạnh đó, các yêu cầu về khai báo Hải Quan điện tử, chứng thực hồ sơ bằng chữ ký số, và cổng thông tin điện tử một cửa Quốc gia ngày càng được siết chặt. Điều này đã tạo ra không ít khó khăn cho các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp không có đội ngũ chuyên trách về xuất nhập khẩu, khi mà nguồn lực chủ yếu vẫn tập trung vào hoạt động sản xuất và kinh doanh.

Đại lý Hải quan không chỉ đóng vai trò là cầu nối giữa doanh nghiệp và cơ quan Hải quan mà còn là yếu tố quan trọng giúp tối ưu hóa các quy trình xuất nhập khẩu trong bối cảnh kinh tế toàn cầu ngày càng cạnh tranh và phức tạp. Với kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm thực tiễn và sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật, đại lý Hải quan hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro pháp lý và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Trong xu hướng hiện đại hóa và hội nhập quốc tế, tầm quan trọng của đại lý Hải quan càng được khẳng định. Đây không chỉ là sự lựa chọn thông minh mà còn là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp vừa và nhỏ, giúp họ tự tin hơn trong hành trình chinh phục thị trường quốc tế. Vì vậy, việc hợp tác với một đại lý Hải quan uy tín không chỉ mang lại lợi ích trước mắt mà còn là bước đầu tư lâu dài cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.