Trong thời đại toàn cầu hóa, dịch vụ chuyển phát nhanh đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh. Quy trình chuyển phát nhanh đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển từ người gửi đến người nhận một cách nhanh chóng và an toàn. Đối với các forwarder, đại lý và doanh nghiệp vận chuyển quốc tế, việc hiểu rõ quy trình này là cần thiết để đảm bảo hiệu quả và tính chính xác trong công việc. Cùng Công ty TNHH Kết Nối Thương Mại VNG tìm hiểu chi tiết về quy trình chuyển phát nhanh quốc tế qua bài viết sau đây nhé!

Quy trình chuyển phát nhanh quốc tế tiêu chuẩn

1. Các hình thức chuyển phát nhanh quốc tế phổ biến

Hiện nay, các công ty chuyển phát nhanh quốc tế thường áp dụng ba hình thức chính: vận tải đường hàng không, vận tải đường biển, và vận tải đường bộ. Tuy nhiên, vận tải đường bộ thường chỉ phù hợp với việc vận chuyển đến các quốc gia có biên giới liền kề với Việt Nam.

Do vậy, khi cần gửi hàng đi xa, phần lớn hàng hóa sẽ được vận chuyển chủ yếu bằng hai hình thức:

1.1 Vận chuyển bằng đường hàng không

Hình thức này nổi bật với tốc độ và thời gian giao hàng nhanh nhất, phù hợp cho những lô hàng cần gửi gấp. Tuy nhiên, vận chuyển bằng đường hàng không có những giới hạn nhất định về loại hàng hóa được phép vận chuyển. Ngoài ra, chi phí cước vận chuyển thường khá cao, khiến đây không phải lựa chọn tối ưu cho các lô hàng lớn hoặc không quá cấp bách.

1.2 Vận chuyển bằng đường biển

Khác với đường hàng không, vận chuyển bằng đường biển không bị giới hạn nhiều về chủng loại hàng hóa. Khách hàng có thể gửi đa dạng các loại hàng hóa với mức cước phí thấp hơn đáng kể.

Tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất của hình thức này là tốc độ và thời gian vận chuyển tương đối chậm, nên không phù hợp cho những lô hàng cần giao nhận gấp.

Lựa chọn đơn vị uy tín để quá trình chuyển phát quốc tế nhanh gọn và đơn giản hơn

2. Những yếu tố ảnh hưởng đến thời gian chuyển phát nhanh quốc tế

Thời gian vận chuyển quốc tế không thể xác định chính xác vì còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Dưới đây là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến thời gian chuyển phát nhanh quốc tế:

2.1 Khoảng cách địa lý

Khoảng cách giữa điểm gửi và điểm nhận quyết định lớn đến thời gian vận chuyển. Nếu khoảng cách ngắn, thời gian giao hàng sẽ nhanh hơn. Ngược lại, khoảng cách càng xa, thời gian vận chuyển sẽ kéo dài hơn.

2.2 Phương thức vận chuyển

Lựa chọn phương thức vận chuyển sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ giao hàng. Vận chuyển bằng đường hàng không thường nhanh hơn so với đường biển. Tuy nhiên, những sự cố như hỏng hóc phương tiện hoặc trục trặc kỹ thuật có thể gây ra sự trì hoãn, làm kéo dài thời gian vận chuyển.

2.3 Điều kiện thời tiết

Thời tiết đóng vai trò quan trọng trong quá trình vận chuyển quốc tế. Khi điều kiện thời tiết thuận lợi, hàng hóa được vận chuyển theo đúng lộ trình và thời gian dự kiến. Nhưng trong trường hợp thời tiết xấu như mưa bão, tuyết rơi,... đặc biệt là với vận chuyển đường hàng không, quá trình vận chuyển có thể bị gián đoạn hoặc trì hoãn, làm tăng thời gian giao hàng.

2.4 Chất lượng dịch vụ của đơn vị vận chuyển

Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín sẽ giúp thời gian vận chuyển được tối ưu và rút ngắn. Các công ty có kinh nghiệm và chuyên nghiệp không chỉ đảm bảo thời gian giao hàng nhanh chóng mà còn giảm thiểu rủi ro như thất lạc, vỡ hoặc hư hỏng hàng hóa, mang lại sự an tâm cho khách hàng.

3. Quy trình chuyển phát nhanh quốc tế theo tiêu chuẩn

Quy trình chi tiết của chuyển phát nhanh quốc tế
Quy trình chuyển phát nhanh quốc tế thường bao gồm 4 bước chính. Tuy nhiên, các bước thực tế có thể thay đổi tùy theo yêu cầu cụ thể của từng lô hàng:

Bước 1: Liên hệ và gửi yêu cầu đến đơn vị vận chuyển

Khi có nhu cầu gửi hàng quốc tế, bạn cần liên hệ trực tiếp với đơn vị vận chuyển mà bạn muốn sử dụng. Sau khi liên hệ, bạn chỉ cần cung cấp đầy đủ thông tin như:

• Thông tin liên hệ của người gửi và người nhận.
• Loại hàng hóa, số lượng, cân nặng.
• Hình thức vận chuyển mong muốn.

Dựa trên những thông tin này, đơn vị vận chuyển sẽ tư vấn và hướng dẫn bạn cách gửi hàng đúng quy định, đảm bảo lô hàng được chuyển đi một cách hợp lệ và nhanh chóng.

Bước 2: Đóng gói hàng hóa

Sau khi đã thỏa thuận với đơn vị vận chuyển, bạn sẽ cần đóng gói hàng hóa. Đây là bước quan trọng nhằm bảo vệ hàng hóa an toàn trong suốt quá trình vận chuyển.

Bạn có thể tự đóng gói hoặc thuê đơn vị vận chuyển hỗ trợ. Nếu tự đóng gói, cần lưu ý lựa chọn vật liệu và phương pháp đóng gói phù hợp với từng loại hàng hóa để tránh hư hỏng hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển.

Bước 3: Giao hàng cho đơn vị vận chuyển

Tiếp theo, bạn cần giao hàng cho đơn vị vận chuyển. Có hai hình thức phổ biến:

• Mang hàng trực tiếp đến bưu cục.
• Sử dụng dịch vụ nhận hàng tận nơi (nếu có).

Khi giao hàng, bạn cần cung cấp đầy đủ thông tin về kiện hàng, bao gồm địa chỉ người nhận, số điện thoại liên hệ, và loại hình vận chuyển là chuyển phát nhanh. Trên vận đơn, cần có chữ ký và thông tin của cả nhân viên chuyển phát lẫn người gửi để đảm bảo lô hàng được hợp lệ. Sau đó, kiện hàng sẽ được chuyển đến kho để xử lý trước khi vận chuyển.

Bước 4: Vận chuyển hàng hóa đến người nhận

Sau khi hoàn tất xử lý, đơn vị vận chuyển sẽ chịu trách nhiệm giao hàng đến địa chỉ mà người gửi đã cung cấp. Trước khi giao hàng, nhân viên sẽ liên hệ với người nhận để xác nhận địa chỉ và thời gian nhận hàng.

Quá trình giao hàng thường diễn ra nhanh chóng. Khi người nhận ký xác nhận hàng, quy trình chuyển phát nhanh quốc tế sẽ được xem là hoàn tất.

Những rủi ro khi vận chuyển hàng quốc tế có thể gặp phải rất đa dạng

4. Hướng dẫn quy cách đóng gói và bảo quản hàng hóa khi gửi đi nước ngoài

Việc đóng gói hàng hóa là một bước quan trọng để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn đến tay người nhận. Khi thực hiện đóng gói, bạn cần chú ý các điểm sau:

Lựa chọn vật liệu đóng gói phù hợp:

Sử dụng các vật liệu chống sốc và giảm va đập như thùng carton, giấy bóng khí, xốp, mút,... để bảo vệ hàng hóa khỏi các tác động bên ngoài.

Đóng gói theo tính chất hàng hóa:

• Đối với hàng dễ vỡ hoặc dễ hư hỏng, cần sử dụng các vật liệu chống sốc và cố định hàng hóa chắc chắn bên trong thùng carton.
• Đối với hàng hóa cồng kềnh hoặc chất lỏng, cần chọn phương pháp đóng gói phù hợp để tránh rò rỉ, đổ vỡ hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Ghi chú và cảnh báo rõ ràng:

Nếu hàng hóa là đồ dễ vỡ hoặc cần xử lý đặc biệt, hãy dán nhãn cảnh báo bên ngoài thùng hàng (ví dụ: "Hàng dễ vỡ", "Xử lý cẩn thận"). Điều này giúp nhân viên vận chuyển chú ý hơn khi thao tác.

Kiểm tra kỹ trước khi giao hàng:

Đảm bảo kiểm tra cẩn thận kiện hàng sau khi đóng gói để tránh phải mở lại bổ sung, gây mất thời gian và làm lộn xộn hàng hóa bên trong.

Thực hiện đúng các quy cách trên sẽ giúp hàng hóa của bạn được bảo vệ tốt hơn và giảm nguy cơ hư hỏng trong quá trình vận chuyển quốc tế.

Nắm vững quy trình chuyển phát nhanh là yếu tố then chốt để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và hiệu quả. Đồng thời, việc lựa chọn đơn vị chuyển phát đáng tin cậy sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa chi phí. Đừng ngần ngại liên hệ với các công ty chuyển phát chuyên nghiệp để được tư vấn chi tiết và sử dụng dịch vụ phù hợp, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của bạn.